Excusé : Sylvain MAZUIR
1 -Approbation du compte rendu de la réunion du 09/12/2022 :
Le bureau entérine le compte-rendu de la réunion désignée supra.
2 – Préparation calendrier 2023 :
Luc et Marie-Noëlle ont commencé le démarchage des sponsors qui suit son court. Les retours sont positifs, ils sont optimistes sur la réalisation de leur objectif. L’imprimeur a fixé la date limite d’impression au 03/02/2023- Nous attendons la parution des dates des randonnées. Didier enverra à la commission sportive les parcours mensuels en documents écrits pour corrections éventuelles.
3 - Bilan de l’Assemblée Générale :
Marie-Noëlle et Luc ont procédé à la comptabilité dépenses/recettes. Le club a participé à hauteur de 24 €.
4 - Situation sur les demandes de licences :
La tendance est à la baisse à ce jour 23 demandes de renouvellements recensés. Didier va saisir le maximum de demande pour acter l’affiliation du club.
5 - Préparation de la randonnée de printemps (circuits) :
Une réunion sera programmée par la commission sportive pour fixer les points de ravitaillement. Pierre et Didier se renseignent sur le modus operandi pour saisir les dossiers Préfectoraux en vue des déclarations de notre manifestation. Michel Berger nous propose les circuits pédestres qui sont validés. Tous les circuits sont accessibles sur le site « Randonnée de printemps 2023 ». Jean-Philippe transmettra une fiche (qui fait quoi) à chaque membre du Comité Directeur afin de fixer individuellement les missions à réaliser pour son exécution. Chacun réfléchira afin de peaufiner ce document qui sera renseigné lors de la prochaine réunion.
6 - Administration financière :
Pierre et Luc vont prendre rendez-vous avec le Crédit Agricole pour mise à jour des dossiers bancaires.
7 - Séjour en Espagne :
Douze personnes participent au séjour. Didier se charge de l’administration et des contacts. Il communiquera aux participants les modalités de règlement, transport, séjours. Des parcours sont déjà tracés et seront transmis aux intéressé(e)s.
Le Président propose une participation financière du club sur les frais de route. Le Comité Directeur après réflexion sur différents critères décide unanimement de ne pas donner suite à cette proposition.
8 - Compte-rendu de la réunion du 10/01/23 « Jean-Luc Félix » :
Pierre MOREL et Jean-Philippe BOURLA ont participé cette réunion.
Étaient présents Jean FELIX Président de l’association, son fils Olivier organisateur, le trésorier Jean-Pierre PONCIN, la secrétaire Christiane NIZET et Bernard DAUJAT. Le Maire de PERREX nous a rejoint au cours des débats.
La réunion s’est déroulée en deux phases.
- La première concernait leur Assemblée Générale avec rapport moral et financier. Sur ce point les documents comptables qui nous ont été remis sont passés en communication aux membres du Comité Directeur.
- La seconde concernait l’organisation de la manifestation qui aura lieu le Samedi 3 juin 2023. Deux courses sont prévues. La première à 13 h comportera deux départs espacés selon les catégories. La seconde course est prévue pour 15 H.
Concernant l’implication du club nous avons abordé le sujet de l’emplacement de la buvette. L’organisateur conscient du manque de visibilité s’entretiendra avec les responsables buvette pour un meilleur emplacement. Jean-Philippe se charge de la déclaration buvette une semaine avant la manifestation. Nous avons également abordé le point des sandwichs. Il n’y a aucune objection. Le Comité Directeur étudiera cette option et prendra une décision lors d’une prochaine réunion.
L’OCJLF a recours au service de Mr Alain RUDE en tant que speaker sur la ligne d’arrivée. Il est également animateur d’une chronique « Le nez dans le guidon » sur Radio B 90 FM. Cette radio située sur Bourg diffuse des annonces et dispose d’un site internet. Ci-contre le lien pour vous rendre compte de ce qu’il peut être fait (https://www.radio-b.fr/le-nez-dans-le-guidon-193). Il nous a été proposé de nous mettre en relation avec cette personne à titre publicitaire pour notre rallye de printemps. Ce sujet est soumis à la réflexion du Comité Directeur. Pour contacter Mr Rude (alain.rude01@orange.fr).
Comme chaque année le club est sollicité pour le concours d’une bonne vingtaine de bénévoles. Bernard DAUJAT doit nous transmette la liste des signaleurs pour recensement sur leur participation éventuelle. Nous sommes sollicités pour un premier recensement participatif pour remise lors de la prochaine réunion le 7 mars 23 à 18 h 30.
Nous avons eu la promesse d’un retour financier eu égard à leur bilan. Les bénévoles bénéficieront d’un repas gratuit le soir. Les conjoints peuvent participer au repas moyennant finances (une dizaine d’euros à confirmer).
A l’issue de la séance le Maire s’est entretenu avec nous. Il nous a informé que les travaux de rénovation de notre local étaient en cours. La bonne nouvelle c’est que le local jouxtant le nôtre est également en cours de transformation et sera aussi mis à notre disposition.
9 - Questions diverses :
Nous avons été interpellés par un membre sur le délai trop long d’intégration des comptes-rendus mensuels de réunion du Comité Directeur ainsi que sur les réponses à donner sur les interrogations des licencié(e)s :
Rappel :
- La rédaction des comptes-rendus se font maintenant directement au fur et à mesure du déroulement de la réunion ce qui est un gain de temps considérable. Ils sont corrigés et mis en page au plus tôt. Puis ils sont transmis pour approbation à chacun des membres du Comité Directeur avant intégration sur le site. Cette mesure allonge effectivement le temps de l’information mais répond aux règles de légalité et de démocratie qui se fait, bien entendu, en fonction des disponibilités familiales et professionnelles de chaque membre. Toutefois soyez assurés que tout est fait pour vous donner satisfaction dans les meilleurs délais.
- Concernant l’interpellation des licencié(e)s sur des questions, propositions et sollicitions diverses. Vous avez la possibilité de nous saisir directement à partir de la page d’accueil du site rubrique « Correspondance ». Par contre il est essentiel de ne pas déposer vos demandes en commentaire dans des rubriques avec lesquelles elles n’ont aucun lien. Ceci afin de ne pas polluer le sujet traité mais aussi pour que nous puissions prendre en considération votre sollicitation. En effet il n’est pas évident vérifier tous les commentaires laissés ça et la sur le site. Enfin deux cas peuvent se présenter. Soit les sujets peuvent être traités directement et nous vous communiquons la réponse immédiatement, soit ils demandent une prise de décisions collégiales. Le sujet devra alors être étudié lors de la réunion qui suit le dépôt de la demande et la réponse figurera dans le compte-rendu de séance l’ayant traité. Entendu que pour des demandes personnelles les membres du Comité Directeur sont joignables téléphoniquement ou à partir de leur adresse courriel.
10 - Programmation prochaine réunion :
Vendredi 03 février 2023 à 20 h 00 - Réservation salle faite -